初めてゴルフコンペの幹事に選ばれたが、まずは何から決めればいいのか。「先輩に聞きたくても忙しそうでなかなか声がかけられない」と、お悩みではありませんか？ 幹事になったら当日までに「1.案内状の作成」「2.組み合わせ表の準備」「3.当日の競技ルールの決定」の3つは決めておかなければなりません。この記事では、幹事になったときに準備する基本的なポイントを解説していきます。これを読んで楽しいコンペを企画し成功させましょう！
1.案内状の作成
幹事になったら、コンペへの参加者を集めるためにまずは案内状の作成が必要です。案内状には以下の5つの項目を盛り込みましょう。
【案内状に記載すべき基本5項目とポイント】
・集めたいメンバーが参加しやすい日程にする
・ゴルフ場の混み具合を考えて開催日の1～3ケ月前に決める
●ゴルフ場
・集めたいメンバーが行きやすい地域にする
・コンペプランがあるゴルフ場にするとパーティの準備が楽になる
・電車で行く人のためにクラブバスがでているところを選ぶといい
●参加費
・ゴルフコンペに参加する人たちが幹事に支払うコンペ参加費のこと
・パーティ費と景品代込みの料金
・一般的には3000～5000円
・朝の受付時に集金しておくと漏れがない
●プレー費
・ゴルフ場に支払うプレー料金等のこと（昼食代が込みなのか別なのかも記載）
・セルフプレーorキャディ付きなのかも記載
●集合時間
・ゴルフコンペが始まる前に参加者全員で一度集まる時間
・挨拶や当日のルールについての説明をする
・1組目のスタート時間の30～40分前に設定する
・スタート時間の10分前にはスタートホールにいるように呼び掛ける
上記5つの項目が決定したら案内状にまとめます。ゴルフ場の住所やアクセス方法などを書いておくと参加者がゴルフ場に行くときに参考にできるのでおすすめです。コンペ参加の出欠をスムーズに取れるように、締め切り日と連絡先なども記します。
【案内状の例】
◆日程：○月○日（○）
◆開催コース：〇○○○カントリー倶楽部
〈住所・電話番号〉
○○○○○○○○○○○○
○○－○○○○－○○○○
〈アクセス〉
車→○○ICより15ｋｍ
電車→最寄り○○駅 ※クラブバス 駅発6:45 7:15 7:45 ゴルフ場発 15:30 16:30 17:00
◆集合時間：ＡＭ8:15 ※場所：練習グリーンの横）
◆スタート時間 ※組み合わせは後日別途送ります
1組目 ＡＭ9:00 ＯＵＴ（4組）・IN（4組）スタート
◆参加費：5,000円 ※景品、パーティ代含む
◆プレー費：15,000円〈税込〉セルフ・昼食付 ※売店使用費等は各自でご精算ください。
◆パーティについて
成績発表会、表彰式はパーティルームでおこないます。
※お時間やお部屋の場所については、当日ホールアウト後にお知らせいたします。
準備の都合上、○月○日までに電話またはメールにて出欠の連絡をお願いいたします。
組み合わせ作成時の参考にさせていただきたいため、平均スコアを教えていただけますと幸いです。
【幹事連絡先】
幹事 ○○○○
電話 ○○○－○○○○―○○○○
メール ○○○○＠○○○
出欠締め切り日：〇月〇日（〇）
2.組み合わせ表の作成
参加者が決まったら、次はラウンドをする組み合わせを考え、表を作成しましょう。平均スコアなどがわかっていれば、各組に上級者と中級者 、初心者を混ぜておくとスムーズにラウンドができます。幹事はパーティなどの準備のためにトップスタートがおすすめです。
組み合わせとは、誰がどんな順番でコースを回るかを決めることを言います。誰と誰を組み合わせるか、誰を早くスタートさせるかという工夫をすることで参加者の満足度も上がり、当日の進行もスムーズになります。
【組み合わせ表の例】
ゴルフ場に組み合わせを伝えるのは1週間前が理想です。組み合わせが確定したらゴルフ場に伝えて、ファックスで組み合わせ表を送るとスムーズです。
●参加者に共有する
事前に参加者の皆さんに組み合わせ表を共有しておきましょう。
●マーカーを決める
マーカーとは、各組の全員のスコアをまとめる役割を任命された人のことを言います。1ホールずつスコアを確認し、スコアカードにまとめてもらい、ラウンド終了後にマスター室へ提出してもらいましょう。
Follow @ssn_supersports
